Pour gérer une réunion, la carte mentale est parmi les outils de productivité les plus recommandés par les professionnels. Elle permet de préparer une réunion, définir son agenda, l’arranger et prendre des notes de façon efficace, simple et rapide.
Comme vous le savez sans doute, la gestion d’une réunion peut être un vrai casse-tête. Par ailleurs, la plupart des employés considère les réunions comme une perte de temps. Pour une personne qui se charge de son organisation, il s’agit toujours d’un puzzle difficile à faire. Heureusement qu’il existe les cartes mentales qui nous sauvent la vie. Nous faisons le point !
Faire une liste de préparation
Avant de débuter la réunion, la carte mentale est un excellent outil pour faire une liste de préparation et organiser le déroulement de la session. Pour ce faire, il suffit de placer le sujet principal au centre de la Mind Map. Après, nous plaçons les résultats attendus, les objectifs de la réunion, la liste des participants, etc.
Nous pouvons y inclure tous les éléments qui pouvant nous faciliter l’organisation de la réunion.
Avoir un agenda précis de la réunion
Une fois la liste de préparation mise en place, le Mind Map nous aide à définir l’agenda de la réunion. A ce stade, nous fixons l’ordre du jour et des branches qui pointent vers celui-ci.
Nous pouvons aussi associer des leaders à chaque point de l’ordre du jour, ajouter une contrainte de temps, etc. Les possibilités sont de plus en plus multiples.
Arranger la réunion
L’arrangement d’une réunion ne s’improvise pas ! La carte mentale est un excellent outil pour arranger toutes les composantes de la réunion : les collaborateurs, les sièges et le présentateur.
Quand on organise les membres de l’équipe qui seront présents, il est recommandé d’affecter les leaders aux différents groupes et leur donner des instructions à suivre. La carte mentale permet d’arranger la réunion en quelques secondes en ayant une vision claire sur chaque groupe. Cet outil vous aide aussi à créer un plan de sièges pour éviter les éventuelles disputes.
Prendre des notes de la réunion
La carte mentale est très efficace que les autres outils de prise de notes que les dirigeants utilisent de façon régulière. Pourquoi ? Parce qu’elle est plus intuitive et facile à mémoriser. En utilisant un logiciel de Mind Mapping, les collaborateurs peuvent prendre les notes de la réunion et les partager avec tous les collaborateurs en un seul clic.
En somme, les cartes mentales sont des outils fortement recommandés pour les entreprises, de toute taille, à la recherche d’une solution efficace et facile d’utilisation pour gérer une réunion et améliorer la productivité en société. Elles nous permettent d’organiser l’ensemble du processus de gestion d’une réunion. Pour y arriver, il existe de nombreux outils en ligne qui nous facilitent la vie. Il suffit d’en choisir le bon. Pour éviter les mauvaises surprises, optez pour Mindomo, un outil visuel tout-en-un qui permet d’arranger les idées, plans et intérêts à l’aide des cartes mentales pour atteindre les objectifs escomptés lors d’une réunion.